An organization’s intentions (Benko y McFarlan, 2003)

En este post amplío la información presentada el 08/07
El Entorno de Intenciones - Benko, McFarlan (2003)

La GCP propone a los CEO y CIO de una organización identificar de cada proyecto de TI cual es su contribución actual y futura en el negocio. Para poder lograrlo, existen varias técnicas, métodos e indicadores que ayudan a medir cuán alienados están esos proyectos con los objetivos del negocio. Sin embargo, no es sencillo obtener resultados inmediatos siguiendo estas técnicas (Kendall y Rollins, 2003).

Vista esta necesidad, Benko y McFarlan (2003) proponen una herramienta simple e intuitiva, dirigida a los directivos de una organización, para que la puedan utilizar como punto de partida en la GCP. El objetivo de ella es diagnosticar la situación en la cual se encuentran los proyectos en curso en relación con los objetivos que se desean lograr, “El Entorno de Intenciones” (EI). Esta herramienta intenta diagnosticar a través de una forma gráfica cuán alineados están:

· los proyectos de la cartera con los objetivos de la empresa,
· los proyectos de la cartera, entre ellos.

Categoría de objetivos

Para poder lograr este enfoque, los autores proponen a los directivos, como primera actividad que requiere la técnica, identificar cuáles son los objetivos de su organización. Luego deben dividirlos en 3 categorías de objetivos. Estas son, objetivos operacionales (a corto plazo), objetivos estratégicos (a largo plazo) y un nuevo tipo de objetivos que define esta técnica llamados “rasgos” (traits).
Se define a este objetivo como el compromiso que los líderes y personas en toda la organización deben desarrollar para lograr que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos.
¿Cómo se relacionan las “rasgos” con el resto de los objetivos?
La idea es que a través de los objetivos operacionales se logre alcanzar a los objetivos estratégicos apoyándose en los “rasgos”. Es decir, debe haber una relación directa entre los objetivos a corto y largo plazo y no como sucede muchas veces que cada departamento busca sus beneficios sin tener en cuenta la estrategia organizacional. En este entorno surgen los “rasgos”, para apoyar a los objetivos operacionales a estar “alineados” con los estratégicos.

Luego de tener identificado a cada objetivo en su correspondiente categoría, la técnica propone como segunda tarea, realizar un diagrama, como muestra la Figura 1, en dónde se relaciona los objetivos con los proyectos de la organización. Para esto se deben seguir 3 pasos:

Primer Paso

En el EI, los objetivos tradicionales (a corto y largo plazo) son representados mediante círculos. Por lo tanto, se debe dibujar 2 círculos los cuales corresponden a cada una de estas categorías. Es imprescindible analizar los objetivos que se superponen, es decir aquellos que podrían encontrarse en ambas categorías. Así un objetivo podría tener beneficios operacionales como estratégicos, en tal caso los círculos se superponen. Inicialmente el diagrama podría tener la siguiente forma:

Figura 1 – El Entorno de Intenciones (Benko y McFarlan, 2003)






Segundo Paso

El segundo paso consiste en vincular los “rasgos” con los objetivos a corto y largo plazo, e identificar si existen superposiciones entre éstos. En el EI los “rasgos” son representados con un triangulo, de manera de diferenciarlos de los objetivos tradicionales. Ver figura 1.

Tercer Paso

El último paso es seleccionar una lista de entre los 10 y 20 proyectos más representativos en este momento en la organización, vinculándolos con cada tipo de objetivos. Así un proyecto podría estar enfocado a un tipo de objetivos (dibujarlo mediante un punto dentro del circulo correspondiente), a mas de uno (dibujarlo en la intersección correspondiente) o a ninguno (dibujarlo fuera de los 3 círculos), como muestra la siguiente figura.

Figura 2 – Relación de objetivos y proyectos en el EI (Benko y McFarlan, 2003)





Esta herramienta nos muestra de manera gráfica, como se relacionan los proyectos con los objetivos, e intenta dar un visión de cuán alineados están los proyectos en relación a los objetivos organizacionales. Cuantas mas superposiciones de proyectos con objetivos, mayor es el nivel de alineación.

Figura 3 – El EI, un entorno ideal (Benko y McFarlan, 2003)