Actualmente, muchas empresas cuentan con la problemática para distribuir la información generada en los distintos departamentos. Dicha información debe llegar a las personas indicadas en el tiempo requerido y con ciertos niveles de seguridad.
Por otra parte, muchas veces es necesario compartir esta información entre varios miembros de una organización. Hoy día la mayoría de las empresas utilizan el e-mail para enviar y compartir la información (generalmente en formato de archivos), o utilizan los “poco amigables” servicios de directorios que el sistema operativo ofrece.
Sin embargo, estos mecánicos para la distribución de información están siendo reempezados por una nueva generación de sistemas Web: Intranets.
Share Information
El objetivo primordial de contar con una Intranet, es compartir información a nivel organizacional, y que esta pueda fluir a través de todos los miembros de una organización.
Para lograr este objetivo, es importante contar con un sistema Web, que sea seguro, con distintos niveles de acceso para la visualización y permisos para el ingreso de contenidos.
Content Management
La gestión del contenido, implica el proceso por el cual fluye la información luego que es almacenada en una Intranet. Mediante la utilización de Workflows (flujos de trabajo), se definen etapas por las cuales pasa la documentación.
Cada etapa tiene asociadas tareas que se deben realizar para pasar a la siguiente etapa. La ejecución de estas tareas estará a cargo de los miembros de una organización, quienes tienen diferentes privilegios de acceso y control sobre la documentación. Una Intranet eficaz, debe contemplar flujos de información.
knowledge Management
En un entorno de negocios tan competitivo y cambiante, es vital para las organizaciones retroalimentarse de la información recabada a través de las experiencias organizacionales generada por los miembros de la organización.
La principal función de la gestión del conocimiento es que una empresa u organización no deba pasar dos veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el mismo problema, sino que ya disponga de mecanismos para abordarlo utilizando información guardada sobre situaciones previas.
Es importante entonces, contar con un entorno en el cual la información puede almacenarse y relacionarse de tal manera de generar prácticas organizacionales, bases de conocimiento, ideas que la organización aprende a diario.
A través del uso de una Intranet, estas bases y prácticas podrán ser transferidas a nivel organizacional, facilitando la identificación y transferencias de conocimiento.
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