jueves, 16 de agosto de 2007

Herramientas para la Gestión de Carteras de Proyectos

La importancia de contar con una herramienta de GCP es debido a que los gerentes de sistemas y gestores de proyectos necesitan tomar ciertas decisiones en base a resultados o cálculos reales generados a través de información recolectada durante el ciclo de vida de todos los proyectos.

El mercado está compuesto por aproximadamente 20 empresas. Si bien es un mercado aún inmaduro, ha crecido de manera considerable en los últimos años y se diferencian dos empresas quienes tienen una fuerte aceptación y son líderes.

Las herramientas de GCP tienen como objetivo determinar el conjunto óptimo de inversiones, actividades, iniciativas y programas necesarios para lograr que los proyectos de TI/SI estén alineados con los objetivos de una organización. Es decir, estas herramientas deben permitir a los usuarios comparar y contrastar distintos escenarios, así como presentar reportes de los proyectos más relevantes de la cartera, recursos y tecnología, con el objetivo de identificar cuáles son los pasos a seguir y quienes serán los encargados de realizar estas actividades.

jueves, 9 de agosto de 2007

Licenciatura en Sistemas de Información - Universidad ORT Uruguay

El siguiente material fue extraido de la pagina oficial de la Universidad ORT Uruguay. http://www.ort.edu.uy

La Licenciatura en Sistemas es la única carrera en Uruguay dirigida a la formación de profesionales en el área de sistemas de información (MIS-Management Information Systems). El plan de estudios integra la informática y la administración de empresas.

Un Licenciado en Sistemas de la Universidad ORT es un profesional que domina la teoría y la práctica del desarrollo de sistemas en computación y es capaz de brindar soluciones integrales tecnológicas y gerenciales a las empresas.

Esto contempla la tendencia mundial a integrar como líderes de proyecto a Licenciados en Sistemas del área de MIS-Management Information Systems , en actividades que implican no sólo computarizar las tareas que se realizan, sino que incluyen procesos de reingeniería para optimizar la gestión, reducir costos, mejorar la competitividad e introducir procesos de control de calidad.

El Entorno de Intenciones - Benko, McFarlan (2003)

La GCP propone a los CEO y CIO de una organización identificar de cada proyecto de TI cual es su contribución actual y futura en el negocio. Para poder lograrlo, existen varias técnicas, métodos e indicadores que ayudan a medir cuán alienados están esos proyectos con los objetivos del negocio.

Vista esta necesidad, Benko y McFarlan proponen una herramienta simple e intuitiva, dirigida a los directivos de una organización, para que la puedan utilizar como punto de partida en la GCP. El objetivo de ella es diagnosticar la situación en la cual se encuentran los proyectos en curso en relación con los objetivos que se desean lograr, “El Entorno de Intenciones” (EI). Esta herramienta intenta diagnosticar a través de una forma gráfica cuán alineados están:

· los proyectos de la cartera con los objetivos de la empresa,
· los proyectos de la cartera, entre ellos.

Esta técnica se describe en la publicación de HBP Connecting the Dots, Benko y McFarlan, 2003.

Artículos relacionados en este blog

Perspectiva GCP -Instrumentos para evaluar la organización
An organization’s intentions (Benko y McFarlan, 2003)

Gestión de Cartera de Proyectos

El propósito de la GCP es asegurar que las inversiones en TI/SI contribuyan a la estrategia de la empresa, lo cual implica gestionar a TI como un conjunto de activos de:

Proyectos
Recursos Humanos
Tecnología

Para llevar adelante este enfoque existen metodologías y herramientas de software, con el propósito de apoyar la gestión centralizada de los proyectos de TI de una organización. Estas apuntan a:

· Mantener permanentemente la alineación con las estrategias de inversión, teniendo en cuenta la tolerancia al riesgo y las metas de la organización.
· Focalizarse en obtener el mayor retorno posible para la organización en sus inversiones en TI.
· Tener en cuenta los supuestos de rendimiento futuro (expectativas de crecimiento del negocio, tanto estratégicas cómo tácticas) y enfocarse en maximizar la relación entre valor/riesgo.

Evolución histórica del concepto de Cartetas de Proyectos

La siguiente definición acerca de la evolución de la GCP, se repite en el proyecto de grado (Noceti et al, 2005).

La gestión de proyectos de inversión desde un enfoque de gestión de carteras se remonta a 1952 cuando Harry Markowitz introdujo la Teoría de Carteras (MPT por sus siglas en inglés), en una publicación de finanzas de aquel año (Rubinstein, 2002). El MPT describe la manera en que dado un nivel de riesgo, existe un conjunto de inversiones o proyectos de manera de alcanzar un óptimo resultado. En 1990 Markowitz obtuvo el premio Nobel, dado que sus estudios junto a Merton Millar y William Sharpe acerca del manejo de riesgos y retornos aún se utilizan en los mercados financieros.

La mayor parte de los problemas tratados durante los años 60’, 70’ y aún al principio de los 80 estaban asociados con “cómo” proporcionar SI al negocio. Conforme estos problemas se comprendieron mejor y muchos de los sistemas básicos de las organizaciones se automatizaron, la atención se orientó hacia aplicaciones más fructíferas e imaginativas. Este nuevo enfoque trajo aparejado la importancia del “gestión” asociado a proyectos informáticos, de manera de asegurar que esas nuevas aplicaciones aporten el máximo valor al negocio, en tiempo, eficacia y dentro del presupuesto asignado (Curtin, 1996).

El concepto “alineación estratégica”, se introdujo por primera vez en la década del 70’, cuando la TI comenzó a introducirse fuertemente en oficinas de grandes organizaciones. Fue entonces cuando muchos gerentes de sistemas comenzaron a valorar la importancia de la información a la hora de tomar decisiones. Mas adelante, este concepto comenzó a tomar aún más importancia cuando McFarlan y Porter profundizaron en la materia de TI. Porter (1985) impulsó a los gerentes a seguir un nuevo camino basándose en procesos de TI de forma de manejar los componentes de negocio y así alcanzar los objetivos, mientras que McFarlan (1981) fue uno de los primeros en vincular la estrategia organizacional con los SI, asegurando que estos tenían que estar alineados con el plan de negocios

McFarlan (1981) aplicó por primera vez el MPT en la gestión de TI, de manera de aumentar el éxito de los proyectos de tecnología. El autor sugiere a los gestores de proyectos utilizar un enfoque basado en riesgos a la hora de seleccionar y gestionar los recursos de TI. En esa publicación se aconseja a los gerentes de sistemas a tener conocimiento de los riesgos que existen y como estos se vinculan con los proyectos con los cuales conviven el día a día. Conociendo la naturaleza de los riesgos se puede tener un marco en donde basarse a la hora de ubicar recursos y realizar nuevas inversiones, mitigando los riesgos asociados de manera apropiada o en su defecto, gestionarlos dentro de un entorno manejable.

El desarrollo de técnicas continuó a mediados de los 80’. Estas ayudaban a conseguir los objetivos de las empresas y mejorar los métodos operativos, en donde se identificaron nuevas oportunidades de innovación basadas en SI. Como consecuencia de esta expansión, explota la problemática de gestionar una creciente demanda de TI/SI.

En una publicación de la GAO (1994) se describe la manera que grandes organizaciones utilizaban un proceso de inversiones basado en gestión de carteras con el objetivo de seleccionar, controlar y evaluar los proyectos de tecnología. En esta publicación se muestra un criterio para manejar los beneficios, costos y riesgos asociados con los mismos. Las organizaciones aseguraban que el uso de la GCP los ayudaba a encontrar el conjunto ideal de proyectos de manera de mitigar riesgos y aumentar las ganancias. Como resultado se lograba un mejor balance entre las inversiones que se estaban realizando y las iniciativas estratégicas.

En 1998 GAO continuó promoviendo la gestión de TI a través del uso de GCP en un reporte de ese año, en donde se presenta como un importante recurso dentro de una organización. Thorp (1998) describe a la GCP como uno de los componentes fundamentales para alcanzar beneficios organizacionales haciendo uso de las TI.

Los años 90’ y los transcurridos en la década actual se caracterizan por una demanda cada vez mayor de nuevos SI y de adaptación de los sistemas existentes a las nuevas arquitecturas basadas en tecnología Web. El requisito actual para la dirección de TI/SI es hacer más con menos inversión o lo que es similar, optimizar la rentabilidad de las inversiones en TI. Ello implica un mayor control en los gastos así como un profundo conocimiento de los beneficios que los nuevos sistemas proporcionarán al negocio según las estrategias corporativas definidas por la alta dirección para la empresa y para cada unidad de negocio. Esto es lo que varios autores llaman el “alineamiento de los objetivos de TI con los de la organización”, (Kendall y Rollins, 2003) y el es el punto de partida para la GCP.

Hoy día muchas empresas están comenzando a adaptar este enfoque de GCP aunque otras desconocen la importancia de esta disciplina en la gestión organizacional.

Análisis de las distintas carteras – Matriz de McFarlan

La matriz de McFarlan (1983) propone clasificar los SI dependiendo de su contribución actual y futura en el negocio. En la matriz se clasifican los sistemas en:

· Estratégicos
· Alto Potencial
· Operacionales Clave
· Soporte

Estratégicas
De Alto Potencial
Aplicaciones que son críticas para alcanzar estrategias futuras de negocio.
Aplicaciones que pueden ser importantes para alcanzar el éxito futuro del negocio.
Operacionales Clave
Soporte
Aplicaciones de las que depende el éxito de la organización.
Aplicaciones que son valiosas pero no críticas para el éxito del negocio.

Cuadro 1 – Clasificación de inversiones (aplicaciones actuales y futuras) según McFarlan (1983).

Algunos sistemas actualmente pueden estar operacionales, otros pueden estar en período de desarrollo y algunos pueden ser solamente ideas, pero todos están en la matriz de acuerdo con la contribución en el negocio que pude ofrecer.
Una aplicación podría variar de posición dependiendo del tipo organización, la estrategia o los objetivos que quiere alcanzar. Sin embargo, contar con una gestión basada en esta matriz, brinda un marco para identificar nuevas oportunidades y formas de comprender el potencial encubierto de las aplicaciones existentes. Así, una aplicación podría:

· Tener un alto potencial futuro que actualmente está sin explotar.
· Tener potencial suficiente como para ser mejorada o ampliada.
· Ser más valiosa si se integra más eficazmente o se usa con mayor amplitud.
· Ser crítica para el negocio pero tener una baja calidad de datos.
· Necesitar ser renovada para responder a las necesidades del negocio.
· Ser actualizada tecnológicamente a un entorno más económico y de mayor futuro.
· Proporcionar más funcionalidades de las que necesita, por lo que admite una simplificación y reducción.
· Carecer de valor actual o futuro por lo que debe ser discontinuada.
Beneficios
Este enfoque ayuda a identificar donde se está invirtiendo y en dónde están ubicados los proyectos actuales. Por lo tanto, utilizando la matriz se puede analizar en qué se está trabajando y dónde se ha planeado trabajar en el futuro, de tal manera que si no se siguen los objetivos corporativos o existen cambios en el negocio los recursos y proyectos pueden cambiar de categoría en la matriz.

Por ejemplo, muchas empresas desearían centrarse en aplicaciones estratégicas u operacionales clave pero, sorprendentemente, a menudo su esfuerzo se aplica a las de soporte. Las acciones para remediar esta situación pueden incluir la reducción de los recursos utilizados para dar soporte a los sistemas, comprando paquetes de aplicaciones del mercado para reducir dicho soporte, subcontratando personal externo, o simplemente reduciendo la inversión total si no se dispone de dinero o el personal no es suficiente.