Asegurar que los proyectos se gestionen adecuadamente tanto a nivel individual como en carteras, no es una actividad trivial. Para una organización es vital contar con personal capacitado en las “mejores prácticas”, o en alguna de las distintas metodologías emergentes, en la gestión de proyectos.
En los últimos años esta comenzando a tomar fuerza el concepto de PMO (oficina de gestión de proyectos, por sus siglas en Inglés), encargada de divulgar en la organización las distintas metodologías de gestión, con el propósito que todos los proyectos se desarrollen bajo un marco metodológico común. La oficina debe ser receptiva y estar capacitada en las últimas técnicas, con el objetivo de preparar al personal de la organización en sus proyectos.
La Gestión de Carteras, asiste a la Gerencia General, a la hora de identificar en que sea ha invertido y brinda da un marco de referencia para avalar nuevas inversiones.
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Es una función de la organización que facilita el uso acertado y constante de las prácticas de gerencia de proyecto en la organización. Se centra en entregar y mantener un ambiente donde los proyectos puedan prosperar. En términos más simples, el Gerente de proyecto es el responsable de la gerencia y de la entrega de un proyecto. La PMO es responsable de ayudar a estos gerentes de proyecto a ser exitosos en su tarea. Esta diferencia es crítica, cuando ciertas PMO intentan actuar como gerentes de proyecto. Cuando esto sucede, ésta pierde toda su objetividad, capacidad de servir a múltiples proyectos, así como su credibilidad generalmente se ve disminuida.
La siguiente tabla muestra las diferencias entre un gerente de proyecto y una PMO basados en sus roles a alto nivel:
PMO VS Gerentes de Proyectos
PMO
Aconsejar
Capacitar / mentor
Facilitar
Planificar (estratégica y táctica)
Gestionar el conocimiento del proyecto
Revisar
Ayudar
Gerentes de Proyectos
Definir
Controlar
Ejecutar
Planificar (proyecto)
Estimación / seguimiento
Organizar
Comunicar
Los roles de la PMO y del gerente de proyecto son obviamente diferentes, pero los dos son necesarios para asegurar el éxito del proyecto individual y de la cartera de proyectos.
La PMO es responsable de definir un sistema de estándares, pautas y métodos de gestión para ser utilizados a través de la organización. El uso consistente de la gerencia de proyectos es crítico para la organización en términos de informar eficientemente los datos del proyecto, entender el proceso de gestión y reducir el tiempo que pasan los gerentes de proyecto en idear sus propios métodos para manejar procesos básicos de gerencia.
Otro beneficio importante de la PMO, es que esta se convierte en la responsable de la base de conocimiento de proyectos. Puede recopilar información sobre proyectos y almacenarla en carpetas comunes que se pueden compartir con proyectos subsecuentes. Esta información llega a ser inestimable en términos de permitir que los proyectos futuros aprendan del éxito y de las faltas de proyectos anteriores.
Es importante destacar que la gestión a nivel de carteras también apoya a los Gerentes de Sistemas. Estos se benefician tanto por una buena gestión de proyectos, así como de carteras, ya que aplicando la metodología en forma sistemática es posible seleccionar y ejecutar las inversiones en tecnología mas convenientes. Como consecuencia se logra también suprimir gastos inapropiados.
Si bien la realidad nos muestra que no existe un área departamental dentro de la organización específica en la gestión de carteras, es evidente que dentro de la PMO están dadas las condiciones y capacidades para que así suceda, motivo por el cual muchas organizaciones a nivel mundial ya han adoptado este enfoque.
Por otra parte, las empresas desarrolladoras de software de Gestión de Cartera de Proyectos (Project Arena, Prosight), cuentan con planes de consultoría con el objetivo de asistir a las organizaciones, tanto en la implementación y capacitación de las herramientas que ofrecen, así como en la gestión de su cartera. Las organizaciones en las cuales no están dadas las condiciones para contar con una PMO debido a su tamaño o perfil de la misma, se ven beneficiados con este tipo de servicio. Asimismo, estas empresas consultoras cuentan con metodologías propias llamadas “Niveles de Madurez”, para asistir en una adecuada implementación y gestión de la cartera de proyectos.
Características y propósito de la PMO:
- La PMO es la encargada de definir claramente el aporte esperado de los proyectos.
- Debe lograr que se finalicen más proyectos sin incrementar los recursos disponibles.
- La mayoría de los proyectos deben completarse en bastante menos tiempo del estimado.
- El impacto positivo de la existencia de una PMO debe ser claro para los ejecutivos y los empleados.
- Los ejecutivos deben percibir claramente los beneficios.
- Debe ser capaz de ayudar con la ejecución de la estrategia, determinada por la combinación y el flujo de proyectos.
- Debe preservar el balance correcto entre los distintos tipos de proyecto. No solo el foco interno sino incluir aporte en productos finales, clientes y mercado.
